Politique de confidentialité
Vos renseignements personnels vous appartiennent.
Dernière mise à jour
Ce que ce site et son espace client recueillent, pourquoi, où ces renseignements vont, combien de temps ils restent, et comment vous en gardez le contrôle, conformément à la Loi 25 du Québec.
1. Quand vous visitez le site
Les pages publiques ne vous demandent rien. Pour vous les envoyer et protéger le site contre les abus, notre hébergeur, Cloudflare, traite votre adresse IP et les informations techniques de votre navigateur.
Le site n’utilise aucun outil de mesure d’audience.
2. L’espace client
L’espace client sert à suivre l’avancement de votre dossier et à ouvrir nos questionnaires. Il est réservé aux clients du cabinet.
Demande d’accès
Pour obtenir un accès, vous nous donnez votre nom, votre courriel et votre téléphone. Nous nous en servons pour vous retrouver dans nos dossiers, vous écrire au sujet de votre accès et vous connecter. Le cabinet reçoit un avis par courriel avec ces trois renseignements, puis approuve ou refuse la demande.
Pour repérer une faute de frappe, le site demande au service DNS de Cloudflare si le domaine de votre courriel (la partie après le @) peut recevoir du courriel. Seul le domaine est transmis.
Connexion par code
Pour entrer, vous recevez par courriel un code à six chiffres, valide 10 minutes. Le code n’est jamais conservé tel quel : la base garde seulement une empreinte chiffrée, qui ne permet pas de le retrouver. Après cinq essais ratés, le code ne vaut plus rien.
Une fois connecté, votre navigateur garde un témoin de session pendant 30 jours. Il est essentiel au fonctionnement de l’espace client, illisible par les scripts de la page, et envoyé seulement en connexion sécurisée. Là encore, la base n’en garde qu’une empreinte. La déconnexion le supprime.
Le navigateur garde aussi un court indice dans son stockage local (ecpa.nav) : votre prénom, ou votre courriel masqué, et le fait que vous fassiez partie de l’équipe du cabinet. Il sert seulement à afficher votre nom dans le menu. Il n’ouvre aucun accès et la déconnexion l’efface.
Suivi de votre dossier
Le cabinet suit ses dossiers dans Trello, un outil de gestion de tâches. Il relie votre accès à la ou aux cartes Trello de vos dossiers. L’espace client lit alors, pour ces cartes seulement, leur nom, l’étape où elles se trouvent, les dates de passage d’une étape à l’autre et le pourcentage de la liste de vérification en cours. Rien d’autre de Trello ne vous est montré, ni à personne d’autre. La base garde l’identifiant et le nom de chaque carte reliée.
Journal et sécurité
La base garde la date de votre demande, la date de la décision du cabinet et celle de votre dernière connexion. Elle tient aussi un journal des gestes de l’équipe sur votre accès (approbation, refus, désactivation, changement de rôle, carte reliée ou retirée), avec la personne qui les a faits.
Pour freiner les robots, la demande d’accès et la demande de code passent par Cloudflare Turnstile, un test antirobot le plus souvent invisible. Le site compte aussi les requêtes par adresse IP, minute par minute, et efface ces compteurs après une heure.
3. Les questionnaires
Les questionnaires en ligne (impôts des particuliers, demande de documents, changement d’adresse et les autres) s’ouvrent depuis l’espace client, après connexion. Ils sont hébergés par JotForm et affichés dans le site. Vos réponses partent directement chez JotForm, puis au cabinet. Elles ne passent pas par ce site et notre base n’en garde rien. La politique de confidentialité de JotForm s’applique à ce traitement.
Le portail client (CCH iFirm) est un service distinct, ouvert par un lien externe, avec sa propre connexion et sa propre politique.
4. Témoins et stockage dans votre navigateur
Le site dépose un seul témoin, et seulement si vous vous connectez à l’espace client : le témoin de session, essentiel. Il n’utilise aucun témoin non essentiel et n’affiche donc pas de bannière de consentement.
Les questionnaires JotForm et le test antirobot Turnstile peuvent déposer leurs propres témoins, régis par la politique de ces services. Les chroniques vidéo des articles sont hébergées par YouTube : la vidéo n’est chargée que si vous cliquez pour la voir, en mode « sans témoins » (youtube-nocookie.com).
Vous pouvez effacer les témoins et le stockage local de ce site dans les réglages de votre navigateur. Vous serez alors déconnecté de l’espace client.
5. Nos fournisseurs, et les renseignements qui sortent du Québec
Certains renseignements sont traités par des fournisseurs, dont les serveurs peuvent se trouver hors du Québec. Les voici, avec ce que chacun reçoit.
- Cloudflare (États-Unis) : hébergement du site (www.efficience-cpa.com) et de la base de l’espace client (nom, courriel, téléphone, journal), test antirobot Turnstile, vérification du domaine de votre courriel. [À confirmer par le cabinet : région où la base de production sera hébergée.]
- Amazon Web Services, service Amazon SES : envoi des courriels de l’espace client (code, avis au cabinet, accès ouvert), depuis la région ca-central-1, au Canada.
- Trello (Atlassian) : tableau de suivi des dossiers du cabinet, lu pour afficher l’étape de vos dossiers.
- JotForm (États-Unis) : questionnaires en ligne et réception de vos réponses. [À confirmer par le cabinet : région de stockage des réponses dans son compte JotForm.]
- CCH iFirm (Wolters Kluwer) : portail client, lien externe.
- YouTube (Google) : chroniques vidéo, chargées au clic seulement.
Avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec, la Loi 25 demande d’évaluer s’il y sera protégé convenablement. [À confirmer par le cabinet : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée faite pour Cloudflare, Amazon, Trello et JotForm, et sa conclusion.]
6. Combien de temps nous gardons vos renseignements
- Code de connexion : valide 10 minutes, effacé au plus tard un jour après votre dernière demande de code.
- Session : 30 jours, puis effacée par le nettoyage quotidien. La déconnexion la ferme tout de suite.
- Compteurs par adresse IP : une heure.
- Compte de l’espace client et journal (nom, courriel, téléphone, dates, cartes reliées) : tant que le compte existe. Le site ne les efface pas de lui-même. [À confirmer par le cabinet : durée de conservation après la fin de la relation, ou après un refus.]
- Réponses aux questionnaires et dossiers comptables : [À confirmer par le cabinet : durées de conservation, selon ses obligations professionnelles.]
7. Vos droits
- Accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous.
- Rectification : corriger un renseignement inexact ou incomplet.
- Retrait du consentement : retirer votre consentement en tout temps, par exemple en demandant la fermeture de votre accès à l’espace client.
- Suppression : demander que vos renseignements soient effacés, sous réserve des obligations légales de conservation du cabinet.
Pour exercer l’un de ces droits, écrivez-nous à info@efficience-cpa.com. Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
8. Responsable de la protection des renseignements personnels
Gabriel Richard, CPA auditeur, M. Fisc., veille au respect de cette politique et traite vos demandes.
info@efficience-cpa.com · 450 278-0453
Efficience CPA inc., 1250, rue Girouard Ouest, Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 2Z1.
9. Modifications
Nous mettons cette politique à jour quand le site change. La date en haut de la page indique la dernière version.